La tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas del Excel, ya que permite procesar grandes cantidades de datos con el uso de pocos comandos y alterar esos resultados con la simple acción de cambiar de posición, las variables que posee nuestra base de datos.
Antes de comenzar la explicación para la elaboración de tablas dinámicas, colocaré ciertas consideraciones a tomar en cuenta:
a) Las columnas de la tabla que vamos a procesar, se convertirán en las variables de trabajo, por lo que es muy importante, colocarles un nombre que identifique adecuadamente a la variable que esta escrita dentro de cada columna.
b) No deben existir celdas combinadas en las tablas que vamos a procesar para desarrollar nuestro análisis utilizando tablas dinámicas.
c) No existe fórmula a seguir para elaborar una tabla dinámica, la tabla se hará de acuerdo a lo que el usuario desea mostrar.
Este ejemplo, lo haremos para una base de datos de facturas de una empresa "X" con el propósito de hacer el cierre contable de gastos con tablas dinámicas.
Paso 1: Seleccionamos los datos de la base principal que vamos a procesar (Desde el primer título de la primera columna, hasta el último dato de la columna final), esto lo podemos realizar colocándonos en el primer título de la primera columna y presionamos Shift + Ctrl + End y luego nos dirigimos a la pestaña de Insertar para seleccionar donde dice Tabla Dinámica o Pivot Table en inglés.
Paso 2: Al dar clic en el botón de Tabla Dinámica, aparecerá un cuadro de diálogo que indique la tabla seleccionada y en que lugar desea desarrollar su tabla dinámica, marcada en este caso, con un circulo rojo. Usted puede elegir cualquier opción. Si elige la opción de nueva hoja de cálculo, creará una nueva hoja en blanco dentro del libro que esta utilizando (Esta opción es mi preferida), si elige la opción de hoja de cálculo existente, usted deberá seleccionar una celda a partir de la cual, creará la tabla dinámica, dentro de la misma hoja donde posee los datos seleccionados.
Paso 3: Al seleccionar cualquiera de las opciones del paso 2, aparecerá un cuadro en donde usted deberá poner el cursor para que surja la tabla de trabajo de la herramienta, en donde usted podrá ver sus variables (Si se fija bien y si ha seguido los pasos, las variables serán los títulos de la tabla de datos principal) y las opciones que se pueden aplicar a las mismas (Filtros, Columnas, Filas y Valores).
Paso 4: Ya en esta sección usted podrá hacer los cruces que desee, por ejemplo si desea saber la suma total de los valores pagados a un proveedor solamente deberá colocar la variable donde usted tenga su lista de proveedores en la sección de filas o columnas de acuerdo a su preferencia y la columna donde se encuentren los valores de pagos en la sección de valores. Siguiendo esta secuencia, usted obtendrá lo que verá en la siguiente imagen.
Paso 5: Dar formato a la tabla dinámica con la pestaña de diseño que aparece en la parte superior y seleccionar cualquiera de la combinación de colores, cambiar los formatos de los valores para mejorar la presentación de la tabla.
Como pueden observar, al final, usted tendrá los valores segregados por proveedor y la suma total de lo pagado durante el período de tiempo elegido, de esta forma, usted puede cerrar y cuadrar con algún otro valor en reportes asociados a los gastos analizados.